Protection des données

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1. De quoi est-il question dans cette déclaration de protection des données?

La protection des données est une affaire de confiance, et votre confiance est importante pour nous. Dans la présente déclaration de protection des données, nous vous indiquons donc comment et à quelles fins nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles (ci-après aussi «données»).
Vous apprendrez entre autres dans la présente déclaration de protection des données:

quelles données personnelles nous collectons et traitons;
à quelles fins nous utilisons vos données personnelles;
qui y a accès;
quelle est pour vous l’utilité du traitement que nous réalisons sur vos données personnelles;
quelle est la durée du traitement vos données personnelles;
quels sont vos droits concernant ces données; et
comment vous pouvez nous contacter.

2. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles?

La responsabilité de chaque traitement de données en vertu de la loi sur la protection des données est assumée par l’entreprise qui détermine si ce traitement doit avoir lieu et à quelles fins, ainsi que ses modalités. La Fondation Prévoyance de SV Group (PKSV) est responsable, en vertu du droit de la protection des données, du traitement des données selon la présente déclaration de protection des données (ch. 14).

3. À qui s’adresse la présente déclaration de protection des données et à quelle fin est-elle prévue?

La présente déclaration de protection des données est applicable à toutes les personnes dont nous traitons les données, quelle que soit la façon dont elles entrent en contact avec nous: par exemple par téléphone, sur un site web, lors d’un événement, etc. Elle s’applique aussi bien au traitement des données personnelles qui ont déjà été collectées qu’aux données qui le seront dans le futur. Elle s’applique en outre au traitement de toutes les données personnelles que nous traitons dans le cadre de la prévoyance professionnelle.

Nos traitements de données peuvent concerner en particulier les catégories de personnes suivantes, si nous traitons dans ce cadre des données personnelles:

les personnes assurées dans le cadre de la prévoyance professionnelle obligatoire, surobligatoire et facultative;
les employeurs précédents, actuels et futurs et leurs interlocuteurs; les membres de la famille de l’employeur et ses employés;
les proches des assurés (p. ex. le conjoint ou partenaire actuel et l’ex-conjoint ou ex-partenaire, les parents et les enfants) et d’autres personnes bénéficiaires;
les personnes dûment habilitées (p. ex. représentant légal);
les personnes pouvant émettre des prétentions, les personnes responsables et d’autres personnes impliquées;
les membres de nos organes;
les interlocuteurs d’assureurs sociaux et privés, d’autres institutions de prévoyance et de libre passage, de fournisseurs et de partenaires ainsi que des autorités et des offices;
les personnes qui bénéficient d’autres services de notre part;
les personnes qui visitent nos sites web;
les personnes qui visitent nos locaux;
les personnes qui nous écrivent ou nous contactent d’une autre manière.

Nous sommes actifs dans la prévoyance professionnelle obligatoire et surobligatoire des collaborateurs du groupe SV. Dans le cadre de la prévoyance obligatoire, nous traitons vos données personnelles sur la base des dispositions légales applicables (informations complémentaires à ce sujet au point 7). Dans ce domaine, nous sommes dispensés de l’obligation d’informer sur notre traitement des données. Dans la présente déclaration de protection des données, nous vous informons cependant sur tout notre domaine d’activité, et les indications contenues dans la présente déclaration de protection des données s’appliquent au domaine obligatoire et surobligatoire, sauf avis contraire de notre part.

Veuillez également consulter nos autres documents, qui peuvent contenir des indications complémentaires sur notre manière de traiter les données personnelles, par exemple les documents de la fondation comme le règlement de prévoyance et les formulaires séparés tels que les formulaires de sortie ou de retraite. Vous trouvez ces documents sur notre site web dans la rubrique «Downloads».

4. Quelles données personnelles traitons-nous?

Les «données personnelles» sont des informations qui peuvent être associées à une personne déterminée. Au point 5, vous en apprendrez plus sur l’origine de ces données et au point 6 sur les finalités pour lesquelles nous traitons ces données.

4.1 Données de base

Les données de base sont les données fondamentales vous concernant dont nous avons besoin pour le traitement de nos relations contractuelles et autres relations commerciales. Nous traitons notamment vos données de base si vous êtes une personne assurée ou un membre de la famille ou un bénéficiaire d’une personne assurée, si vous êtes un interlocuteur d’un employeur, d’une autre institution de prévoyance, si vous agissez pour l’un d’entre eux ou membre de l’un de nos organes. Nous collectons aussi des données de base pour les contrôles d’accès à nos événements ou à nos bureaux. Nous collectons par ailleurs des données de base relatives aux interlocuteurs et représentants des partenaires contractuels, des organisations et des autorités.

Les données de base comprennent par exemple, en fonction de la nature de vos relations avec nous:

le titre de civilité, le prénom, le nom, le sexe, la date de naissance;
l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées;
s’agissant des personnes assurées: également l’état civil et, le cas échéant, la date du mariage ou du divorce ou la date de l’enregistrement ou de la dissolution du partenariat, les données issues de données d’identification (p. ex. issues de votre passeport, de votre carte d’identité ou d’autres documents d’identification), dans le cadre des dispositions légales le numéro AVS, vos numéros de contrat, de police et d’assuré, de même que, le cas échéant, les informations concernant une précédente institution de prévoyance ou de libre passage, la date d’arrivée et de départ de l’entreprise employeuse, la catégorie de personnel, le degré de capacité de travail, le taux d’occupation, le terme du rapport de travail, ainsi que le salaire annuel déclaré et assuré et le salaire annuel LPP. Les données concernant les relations avec des tiers qui sont également concernés par le traitement des données, qui comprennent notamment les données sur les membres de la famille et les bénéficiaires;
concernant les employeurs et les autres cocontractants qui sont des entreprises, nous traitons les données de nos interlocuteurs, p. ex. le nom et l’adresse, les données sur les titres, la fonction dans l’entreprise, les qualifications et éventuellement les données concernant les supérieurs hiérarchiques et les collaborateurs.

4.2 Données relatives à des contrats, des cas et des prestations

Il s’agit des données qui découlent de la conclusion, de l’exécution ou de la résiliation de contrats et de l’admission d’assurés dans la prévoyance professionnelle, ainsi que de données en lien avec la réception de communications et le traitement de cas de prévoyance et d’autres prestations (p. ex. versement de la prestation de sortie). Ces données comprennent en particulier:

des informations relatives au contrat d’affiliation avec l’employeur (p. ex. le type et la date de conclusion du contrat, ainsi que son exécution et sa gestion, également les données relatives aux réclamations et adaptations des contrats ainsi que les données sur la satisfaction client);
des données liées au traitement des cas de prévoyance (p. ex. la déclaration de la survenance du cas de prévoyance, le numéro de sinistre, des données sur le motif du cas de prévoyance comme la cause, accident ou maladie, et la date de l’événement, des informations en rapport avec l’examen du cas de prévoyance, des informations sur d’autres assurances et assureurs et des informations sur des tiers telles que des personnes impliquées, et également des données personnelles sensibles (p. ex. données de santé) et des données sur des tiers (p. ex. sur des personnes impliquées au moment où sont survenus l’incapacité de travail ou du décès);
des données relatives à la prestation de sortie, p. ex. son montant et les rachats possibles et effectués;
s’agissant des autres cas de prestations, p. ex. des données en rapport avec le versement de la prestation de sortie (p. ex. de son motif, mais aussi des données sur les comptes et les institutions de libre passage et, éventuellement, le consentement du conjoint) ou en rapport avec un changement d’état civil (date du divorce ou de la dissolution d’un partenariat enregistré, prestations de sortie acquises, versements anticipés ou rentes d’invalidité perçues et décisions de justice y afférentes);

4.3 Données financières

Il s’agit des données personnelles relatives à la situation financière, aux paiements et au recouvrement des créances. Ces données comprennent les données en rapport avec des paiements et des coordonnées bancaires, p. ex. les versements de cotisations de l’employeur et le recouvrement des créances, pour les personnes assurées, des données sur le salaire, les rachats dans la prévoyance professionnelle et les versements de prestations de sortie et rentes. Nous traitons également des données financières relatives aux bénéficiaires, p. ex. concernant les rentes versées aux conjoints et partenaires enregistrés survivants, à des enfants et à d’autres bénéficiaires.

4.4 Données relatives à la communication

Lorsque vous prenez contact avec nous ou que nous prenons contact avec vous, par exemple lorsque vous nous écrivez ou nous appelez, nous traitons les contenus des communications échangés et les informations sur le type, le moment et le lieu de la communication. Dans certaines situations, nous pouvons également vous demander une pièce d’identité pour vous identifier. Les données relatives à la communication sont p. ex. le nom et les coordonnées telles que l’adresse postale, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone, le contenu d’e-mails, de correspondance écrite, de conversations téléphoniques, de vidéoconférences, etc.; les réponses à des enquêtes de satisfaction et auprès des clients; les informations relatives au type, à l’heure et éventuellement au lieu de la communication; les preuves d’identité telles que les copies de pièces d’identité officielles et les données secondaires de la communication.

4.5 Autres données

Nous collectons aussi vos données dans d’autres situations. Les procédures administratives ou judiciaires génèrent des données (p. ex. des pièces ou des moyens de preuve) qui peuvent aussi vous concerner. Pour des raisons de protection de la santé, nous pouvons également collecter des données. Nous pouvons aussi collecter des données permettant de savoir qui pénètre dans certains bâtiments et à quel moment ou qui possède les droits d’accès correspondants (y compris en cas de contrôles des accès, d’après les données d’enregistrement ou des listes des visiteurs, etc.), qui participe à des événements et quand ou qui utilise nos systèmes et infrastructures et à quel moment.

5. D’où proviennent les données personnelles?

5.1 Données fournies

C’est souvent vous-même qui nous fournissez vos données personnelles, par exemple si vous nous envoyez des données ou communiquez avec nous. Tel peut être le cas sur un portail pour les assurés ou par le biais d’autres canaux.

5.2 Données reçues

Nous recevons les données personnelles dans le cadre de l’exécution de la prévoyance professionnelle principalement de la part des employeurs actuels ou précédents. Ces derniers sont tenus par la loi de remettre à la PKSV toutes les données requises pour l’exécution de la prévoyance professionnelle. Nous pouvons aussi recevoir des informations vous concernant de la part d’autres tiers, par exemple d’entreprises avec lesquelles nous collaborons, de personnes qui communiquent avec nous ou de sources publiques.

Nous pouvons par exemple recevoir des informations vous concernant des tiers suivants:

d’employeurs;
de personnes de votre entourage (membres de la famille, représentants légaux, etc.), par exemple procurations;
de la Poste suisse et des organismes publics, par exemple pour mettre à jour les adresses;
d’organismes de crédit;
des banques et autres prestataires financiers, assurances privées et sociales, institutions de prévoyance et de libre passage;
des experts, médecins et autres prestataires, desquels nous recevons aussi des données de santé en cas de clarifications, éventuellement en concluant une déclaration séparée de levée du secret professionnel;
de prestataires;
des autorités, des tribunaux, des parties et d’autres tiers en lien avec des procédures administratives et judiciaires;
des registres publics, par exemple du registre des poursuites ou du registre du commerce, d’organes publics, par exemple l’Office fédéral de la statistique, des médias ou d’Internet.

Les données que nous traitons en vertu de la présente déclaration de protection des données concernent non seulement des personnes assurées, mais aussi souvent des tiers. Lorsque vous nous transmettez des données sur des tiers, nous supposons que vous y êtes autorisé et que ces données sont exactes. En nous transmettant des données relatives à des tiers vous nous le confirmer. Par conséquent, veuillez informer ces tiers du traitement de leurs données par nos soins et leur transmettre une copie de la présente déclaration de protection des données.

6. À quelles fins traitons-nous des données personnelles?

Nous traitons les données personnelles avant tout pour l’exécution de la prévoyance professionnelle. Par exemple pour

la conclusion et le traitement de contrats d’affiliation avec l’employeur y compris le conseil à nos clients et le service à la clientèle, l’exercice des prétentions juridiques découlant des contrats, la comptabilité et la résiliation des contrats. À cet effet, nous traitons en particulier les données de base, les données relatives au contrat, au cas et aux prestations, les données financières et les données relatives à la communication:
l’admission des personnes assurées. À cet effet, nous traitons en particulier les données de base. Pour chaque personne assurée, nous tenons alors un ou plusieurs comptes de capital de prévoyance pour lesquels nous traitons des données sur les montants, les rachats, l’avoir de vieillesse et les versements;
pour examiner et traiter des cas de prévoyance, y compris la coordination avec d’autres assureurs tels que l’assurance invalidité, et l’exercice des prétentions récursoires. Dans ce contexte, nous traitons en particulier les données relatives à des contrats, des cas et des prestations de la personne assurée et des membres de sa famille et bénéficiaires, également des données de santé et des données de tiers comme celles d’experts et de prestataires externes;

Nous traitons également des données à des fins y relatives, en particulier aux fins suivantes:

Communication: nous traitons des données personnelles pour communiquer avec vous, par exemple pour répondre aux demandes et accompagner la clientèle. Nous utilisons notamment à cet effet des données de communication et, selon l’objet de la communication, également des données relatives à des contrats, des cas et des prestations;
Exécution des contrats: nous traitons des données personnelles en lien avec la mise en place, la gestion et l’exécution de rapports contractuels, également d’autres contrats d’affiliation. À cet effet, nous utilisons surtout des données de base, relatives aux contrats et à la communication.
Sécurité et prévention: nous traitons également les données personnelles à des fins de sécurité, pour garantir la sécurité informatique, pour prévenir les fraudes et les abus ainsi qu’à des fins de preuve. Cela peut concerner toutes les catégories de données personnelles indiquées au point 4.
Respect des exigences légales: nous souhaitons créer les conditions permettant de respecter les exigences légales. Nous traitons donc également des données personnelles afin de nous conformer aux exigences légales, d’éviter les infractions et de les identifier. Cela comprend la satisfaction des obligations de renseignement, d’information ou de déclaration, par exemple en lien avec des obligations de surveillance, la satisfaction d’obligations d’archivage et l’assistance dans la prévention, la constatation et la clarification de délits et d’autres infractions. Cela inclut aussi la réception et le traitement des réclamations et d’autres communications, la surveillance de la communication, les enquêtes internes ou externes ou la communication de documents à une autorité, lorsque nous avons une raison objective de le faire ou que nous y sommes tenus par la loi. Dans ces finalités, nous traitons notamment des données de base, contractuelles et financières, des données relatives à la communication d’employeurs et de leurs interlocuteurs, dans certains cas de personnes assurées (p. ex. en cas de soupçon d’obtention frauduleuse de prestations).
Préservation des droits: nous souhaitons être en mesure de faire respecter nos droits et de nous défendre contre les prétentions des tiers. Nous traitons donc également des données personnelles pour préserver nos droits, par exemple pour les faire valoir devant des instances judiciaires, de conciliation, extrajudiciaires ou administratives suisses et, le cas échéant, étrangères, ou pour nous défendre contre des prétentions. Nous traitons alors, selon les configurations, différentes données personnelles, par exemple des coordonnées et des informations concernant des processus ayant donné lieu à des litiges ou susceptibles d’en causer.
Autres fins: nous pouvons traiter les données personnelles à d’autres fins, par exemple dans le cadre de nos processus et administration internes. Cela comprend la gestion informatique et des biens immobiliers, la comptabilité, l’archivage des données et la gestion de nos archives; les cours et la formation; la vente de créances, de manière générale, l’examen et l’amélioration des processus internes.

7. Sur quelle base légale s’appuie notre traitement des données personnelles?

Notre activité dans le domaine de la prévoyance professionnelle obligatoire est réglementée par la législation sur la prévoyance professionnelle, en particulier par la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et la loi fédérale sur le libre passage dans la prévoyance professionnelle (LFLP) et les ordonnances y afférentes. En tant qu’organe fédéral, nous traitons vos données personnelles en la matière dans le cadre des autorisations légales de traitement (p. ex. art. 85a ss. LPP). Dans le domaine de la prévoyance surobligatoire, notre traitement des données est régi non pas par les dispositions relatives à la protection des données de la LPP, mais par celles de la loi sur la protection des données (LPD). Dans ce contexte, nous traitons vos données en particulier pour l’exécution d’un contrat avec les personnes concernées ou afin de prendre des mesures précontractuelles (p. ex. l’examen d’une demande de contrat), pour l’exercice d’intérêts légitimes, s’appuyant sur un consentement séparé ou le respect des bases légales.

8. À qui transmettons-nous vos données personnelles?

D’autres organismes que les institutions de prévoyance participent à l’exécution de la prévoyance professionnelle – employeurs, institutions de libre passage, autres assureurs, fournisseurs de prestations médicales, etc. Par conséquent, vos données ne sont pas traitées uniquement par nous, mais aussi par des tiers. Vous trouverez ci-après un aperçu des catégories de destinataires auxquels nous pouvons communiquer des données personnelles.
Vous trouverez des remarques complémentaires aux points 3 et 4.

Employeur: nous ne communiquons à votre employeur aucune donnée sur votre santé et sur des opérations telles que les rachats, prélèvements anticipés, etc.
Communication en cas de prévoyance: dans le cadre de la déclaration et la survenance d’un cas de prévoyance et d’autres prestations telles qu’un virement ou un versement de la prestation de sortie, nous pouvons échanger des données, par exemple avec des institutions de libre passage, d’autres institutions de prévoyance, des autorités et des offices (p. ex. assureurs sociaux, tels que notamment l’assurance invalidité ou des offices sociaux), d’autres assureurs, des prestataires médicaux et des experts, des banques et des bailleurs de fonds, des tribunaux et des avocats extérieurs. Dans le cadre du traitement des cas de prévoyance et des clarifications y afférentes, nous pouvons nous procurer des données auprès de tiers (point 3) et également leur en communiquer, à des médecins et à d’autres prestataires de services, à des experts, à des autorités, à des tribunaux, à des tiers appelés à fournir des renseignements et à des avocats par exemple. Nous informons notamment d’autres assureurs sociaux et privés au sujet de certains cas de prévoyance afin de coordonner les obligations de verser des prestations et de clarifier et d’exercer les prétentions récursoires. En cas de divorce ou de dissolution d’un partenariat enregistré et en cas de litiges successoraux en particulier, nous communiquons des données personnelles à des tribunaux ou à d’autres institutions de prévoyance ou de libre passage.
Vérification d’adresses, examen de la solvabilité et recouvrement: nous pouvons recourir à des tiers pour les examens de la solvabilité et pour le recouvrement de créances, auquel cas nous leur communiquons des données, par exemple concernant des créances non recouvrées et le comportement de paiement.
Autorités et offices: nous pouvons communiquer des données personnelles aux autorités, aux organismes, aux tribunaux et à d’autres services officiels si nous sommes juridiquement tenus ou en droit de les communiquer ou si leur communication est nécessaire pour sauvegarder nos intérêts, par exemple dans le cadre de procédures administratives, judiciaires, pré-judiciaires et extra-judiciaires et dans le cadre d’obligations légales d’informer et de collaborer. Les destinataires sont par exemple des offices des poursuites, des juridictions pénales et des autorités d’instruction pénale, des administrations fiscales ou des autorités d’assurance sociale. Des données sont également communiquées lorsque nous obtenons des informations auprès de services officiels, par exemple en lien avec le traitement de cas de prévoyance (voir ci-dessus).
Prestataires: nous pouvons aussi transmettre vos données personnelles à des entreprises lorsque nous utilisons leurs services. Ces prestataires traitent ces données personnelles pour notre compte en tant que «sous-traitants». Nos sous-traitants sont tenus de ne traiter les données personnelles que selon nos instructions et de prendre des mesures adaptées relatives à la sécurité des données. Grâce à la sélection des prestataires et à des accords contractuels appropriés, nous garantissons la protection de vos données pendant tout le processus de traitement de vos données personnelles. Il s’agit par exemple de prestations informatiques (telles que des prestations dans les domaines de la gestion des assurés et enregistrement des données), de l’envoi de newsletters par e-mail, d’analyse et de valorisation des données, etc. ou de services de conseil (fournis par des experts en prévoyance professionnelle, des avocats, des conseillers en recrutement et en placement du personnel etc.).

Les communications de données précitées sont nécessaires pour des raisons juridiques ou opérationnelles. Par conséquent, les obligations de confidentialité légales et contractuelles ne s’opposent pas à ces communications de données. Les données des destinataires en lien avec la prévoyance professionnelle obligatoire sont communiquées uniquement dans le cadre légal.

Veuillez noter que nous n'utilisons pas de cookies pour la collecte indépendante de données par des fournisseurs tiers dont nous avons intégré les outils sur nos sites web et applications.

9. Comment communiquons-nous vos données personnelles à l’étranger?

Nous traitons les données personnelles presque exclusivement en Suisse. Fait exception la transmission de données personnelles en lien avec un cas de prévoyance d’une personne assurée auprès de la CPM. Nous utilisons aussi les services informatiques courants pour lesquels certains flux de données en dehors de la Suisse sont inévitables. Si, dans un cas particulier, nous transférons vos données personnelles vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données approprié, nous assurons la protection de vos données personnelles de manière appropriée.

10. Comment traitons-nous vos données sensibles?

Certains types de données personnelles sont considérés comme «sensibles» en vertu de la loi sur la protection des données, par exemple les informations relatives à la santé. La PKSV ne traite les données sensibles que si cela s’avère nécessaire dans le cadre de l’exécution de la prévoyance professionnelle, en particulier pour traiter les cas d’invalidité, et avec votre consentement séparé. Vous trouverez des indications complémentaires au point 4.

11. Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Nous prenons les mesures de sécurité de nature technique et organisationnelle adéquates pour garantir la sécurité de vos données personnelles, pour vous protéger contre tout traitement injustifié et illicite et agir contre le risque de perte, d’altération accidentelle, de divulgation non désirée ou d’accès non autorisé. Comme toutes les entreprises, nous ne pouvons toutefois pas exclure avec certitude toute violation de la protection des données; certains risques résiduels étant inévitables.

12. Combien de temps traitons-nous vos données personnelles?

Nous traitons et enregistrons vos données personnelles

aussi longtemps que nécessaire aux fins du traitement;
aussi longtemps que nous avons un intérêt légitime à les enregistrer. Cela peut notamment être le cas quand nous en avons besoin pour faire valoir des droits, nous défendre contre des prétentions, à des fins d’archivage et pour garantir la sécurité informatique;
aussi longtemps qu’elles sont soumises à une obligation de conservation légale (cf. art. 27i ss. de l’ordonnance fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité).

13. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles?

Vous avez le droit

de demander à accéder aux données sauvegardées chez nous qui vous concernent;
de faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes;
d’exiger la suppression ou l’anonymisation de vos données si elles ne sont pas (plus) nécessaires à l’exécution de la prévoyance professionnelle;
de demander la restriction du traitement de vos données personnelles, pour autant que le traitement dans le cadre de l’exécution de la prévoyance professionnelle ne soit pas (plus) nécessaire;
de recevoir les données personnelles que vous avez mises à notre disposition dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine;
de retirer un consentement avec effet pour l’avenir, dans la mesure où le traitement est fondé sur un consentement.
de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente (Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, PFPDT).

Veuillez noter que ces droits peuvent être limités ou exclus dans des cas particuliers, par exemple s’il existe des doutes quant à l’identité ou que cela est nécessaire à la protection d’autres personnes, pour sauvegarder des intérêts dignes de protection ou pour respecter des obligations légales.

14. Comment nous contacter?

Si vous avez des questions sur la présente déclaration de protection des données ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via

info@pksv.ch

15. Modifications de la présente déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données peut être adaptée au fil du temps, en particulier si nous modifions nos traitements de données ou si de nouvelles dispositions légales entrent en vigueur. De manière générale, la version de la déclaration de protection des données en vigueur au début d’un traitement des données est celle qui s’applique à ce traitement.